¿Qué es el fichaje por WhatsApp?
El fichaje por WhatsApp permite registrar la jornada laboral directamente desde una conversación con wiwink control horario, utilizando comandos sencillos para registrar entradas, pausas, reanudaciones y salidas.
Los fichajes se guardan en el módulo de Control horario de wiwink, igual que los realizados desde la plataforma.
Además, si la empresa tiene activada la geolocalización, el empleado deberá compartir su ubicación al registrar la entrada y la salida.
Antes de empezar: requisitos para fichar por WhatsApp
Para utilizar esta funcionalidad es necesario:
Tener contratado el módulo Control horario de wiwink.
Estar dado de alta como usuario completo de wiwink o como usuario de Control horario.
Tener un número de teléfono registrado en la ficha del empleado, con su correspondiente prefijo internacional.
Utilizar WhatsApp desde ese mismo número de teléfono.
El administrador o responsable de la empresa debe configurar previamente los datos del empleado.
1. Configurar el teléfono del empleado en wiwink
Para permitir que un empleado fiche desde WhatsApp:
Accede a Control horario → Mi equipo → Gestión de equipo.
Localiza al empleado que utilizará el fichaje por WhatsApp.
Haz clic en el icono de edición situado en la columna Acciones.
En la ventana Editar miembro, introduce su número de teléfono en el campo correspondiente.
Incluye el prefijo internacional del país. Por ejemplo, +34 para España.
Pulsa Actualizar para guardar los cambios.
El número debe coincidir con el que el empleado utilizará para enviar los mensajes desde WhatsApp.
Además, cada número debe estar asociado a una única persona.
2. Configurar la geolocalización de los fichajes
wiwink permite configurar si los empleados deben compartir su ubicación al fichar desde WhatsApp. Esta configuración, solo la puede llevar a cabo la persona con rol de Administrador.
Para revisar esta opción:
Haz clic en tu avatar y entra en Preferencias.
Accede a Control horario.
Selecciona General.
Configura la opción de geolocalización según las necesidades de tu empresa.
El comportamiento será diferente según la configuración:
Geolocalización activada: el empleado deberá compartir su ubicación tanto al registrar la entrada como al registrar la salida.
Geolocalización desactivada: podrá registrar la entrada y la salida sin compartir su ubicación.
La ubicación no se solicita para registrar las pausas.
3. Guardar el número de fichaje de wiwink
Antes de comenzar, el empleado debe guardar en su teléfono el número de WhatsApp utilizado para el control horario de wiwink.
Abre la aplicación de contactos del teléfono.
Crea un nuevo contacto con el número de teléfono proporcionado por tu administrador (si eres el administrador de wiwink, puedes encontrar el número de teléfono en Preferencias -> CONTROL HORARIO -> General)
Introduce el nombre Fichaje wiwink u otro que puedas recordar fácilmente.
Añade el número de teléfono de fichaje de wiwink.
Pulsa Guardar.
Después, abre WhatsApp e inicia una conversación con ese contacto.
4. Consultar los comandos disponibles
Una vez abierta la conversación con Fichaje wiwink, escribe ayuda y envía el mensaje.
wiwink responderá mostrando los comandos disponibles para gestionar tu jornada laboral.
Comando | Para qué sirve |
entrada o in | Registrar el inicio de la jornada. |
pausa | Iniciar una pausa. |
reanudar | Volver al trabajo después de una pausa. |
salida o out | Registrar el final de la jornada. |
estado | Consultar el estado de la jornada actual. |
ayuda | Mostrar los comandos disponibles. |
5. Cómo registrar la entrada desde WhatsApp
Para fichar el inicio de tu jornada:
Abre la conversación con Fichaje wiwink.
Escribe
entradaoin.Envía el mensaje.
Sigue las indicaciones que recibas.
Si la empresa tiene activada la geolocalización, wiwink solicitará tu ubicación.
Para compartirla:
Pulsa el icono de Adjuntar (clip) en WhatsApp.
Selecciona Ubicación.
Comparte tu ubicación en la conversación.
Una vez registrado correctamente el fichaje, recibirás un mensaje de confirmación con la hora y la fecha de entrada.
6. Cómo registrar una pausa y reanudar la jornada
También puedes gestionar las pausas directamente desde WhatsApp.
Para iniciar una pausa:
Abre la conversación con Fichaje wiwink.
Escribe
pausa.Envía el mensaje.
Para reanudar la jornada:
Vuelve a la misma conversación.
Escribe
reanudar.Envía el mensaje.
Las pausas se registran sin necesidad de compartir la ubicación.
7. Cómo registrar la salida desde WhatsApp
Cuando termines tu jornada laboral:
Abre la conversación con Fichaje wiwink.
Escribe
salidaoout.Envía el mensaje.
Sigue las instrucciones de wiwink.
Si la geolocalización está activada, deberás volver a compartir tu ubicación para completar el fichaje de salida.
Si está desactivada, no será necesario compartirla.
8. Cómo consultar el estado de tu jornada
Puedes comprobar el estado de tu jornada sin salir de WhatsApp.
Para hacerlo:
Abre la conversación con Fichaje wiwink.
Escribe
estado.Envía el mensaje.
Este comando permite consultar el estado de tu jornada del día.
9. Dónde consultar los fichajes realizados desde WhatsApp
Los registros realizados desde WhatsApp aparecen en el módulo Control horario de wiwink, junto con los fichajes realizados desde la plataforma.
Puedes consultar la información de tus fichajes desde Control horario → Mi zona → Mis fichajes.
En el registro también se identifica cuándo un fichaje se ha realizado mediante WhatsApp.
¿Qué ocurre si necesitas corregir un fichaje?
Si has cometido un error al fichar desde WhatsApp, la corrección debe realizarse desde wiwink, no desde la conversación de WhatsApp.
No te olvides de…
Debes utilizar el mismo número de teléfono que figura en tu ficha de empleado de wiwink.
Para utilizar el fichaje por WhatsApp, la empresa debe tener contratado el módulo de Control horario.
Si la geolocalización está activada, tendrás que compartir tu ubicación al fichar la entrada y la salida.
Puedes consultar los comandos disponibles en cualquier momento escribiendo
ayuda.Las correcciones de los fichajes se realizan desde wiwink.
Resultado
Con el fichaje por WhatsApp, puedes registrar entradas, salidas y pausas, reanudar la jornada y consultar su estado directamente desde tu teléfono.
Toda la información queda registrada en Control horario de wiwink, desde donde se pueden consultar los fichajes e identificar los realizados mediante WhatsApp.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre el fichaje desde WhatsApp, puedes escribirnos a través del chat de wiwink o al correo [email protected].