El proceso para enviar un documento a firma digital se ha dividido en 3 pasos que te describimos a continuación.
Paso 1 – Selecciona el documento
Lo primero que debes hacer cuando envías un documento a firmar es subir el documento o seleccionar una de las plantillas disponibles. Una vez que se finalice la subida , el sistema pasará automáticamente al paso 2.
Puedes tener tu propia propia plantilla a medida, donde los firmantes deban completar una serie de campos antes de realizar la firma. Esta opción está incluida en cualquiera de los planes de pago sin ningún coste añadido, solo tienes que enviarnos un email a [email protected] adjuntando el documento que deseas utilizar desde la cuenta de correo que utilizaste al registrar tu panel.
Paso 2 – Configura tu envío
Una vez subido el documento que deseas enviar a firmar tienes que configurar las opciones de envío.
Puedes seleccionar las siguientes opciones:
– El tipo de firma que deseas realizar sobre el documento:
• Firma avanzada biométrica: donde el firmante debe estampar un trazo de su firma.
• Firma simple: donde el firmante solo tendrá que aceptar en un botón haciendo un click.
– El número de firmantes.
– Y la Forma de envío: selecciona si deseas enviarla por Email, SMS o presencial.
Además dispones de Opciones avanzadas para poder ajustar más opciones en tus envíos:
Verificación por SMS: donde el firmante recibirá un código por SMS que deberá introducir antes de proceder a firmar el documento.
Adjuntar documentos: puedes obligar que antes de realizar la firma el firmante suba el/los documentos que le indiques.
Personas con seguimiento de firmas: puedes incluir los correos electrónicos de personas externas a tu organización para que estén informadas cuando se firme el documento.
Y Opciones de correo para poder configurar el correo que enviarás al firmante.
Una vez que completes todas las opciones pulsa el botón Siguiente.
Paso 3 -Introduce los destinatarios
Solo te queda un paso para enviar tu documento, incluir el/los destinatarios a los que deseas enviar el documento a firmar y posicionar el área de firma.
Introduce el correo electrónico de la persona a la enviarás el documento (el teléfono si lo envías por SMS) o su nombre y si utilizas el CRM de Wiwink se te mostrarán los contactos que coincidan con tu búsqueda.
Arrastra y posiciona el área de firma sobre el documento, será el espacio donde el firmante estampará su firma.
Una vez que completes todas las opciones pulsa el botón Siguiente.
Se te mostrará un breve resumen con todas las opciones de la firma electrónica que estás a punto de enviar. Pulsa el botón Crear y tu documento se enviará para firmar.
Recuerda que en las Preferencias del sistema dispones de otras opciones de configuración como:
– el reenvío automático de firmas.
– puedes definir las personas que recibirán una notificación cada vez que se firme un documento
– y puedes fijar la renovación automática de firmas para no quedarte nunca sin ellas.