¿Qué son las automatizaciones de envíos?
Las automatizaciones de envíos de wiwink permiten configurar comunicaciones que se ejecutan cuando se producen determinadas acciones, como crear un albarán, emitir una factura, asignar una tarea o recibir un nuevo ticket de soporte.
Estas automatizaciones te ayudan a ahorrar tiempo, reducir tareas repetitivas y mantener informados a clientes y miembros de tu equipo.
¿Dónde se configuran las automatizaciones de envíos?
Accede a Automatizaciones desde el menú lateral de wiwink.
Selecciona la pestaña Por acciones.
Dentro de Tipos de acción, haz clic en Envíos.
Encontrarás las opciones de envío disponibles, organizadas en una misma pantalla, independientemente del módulo al que pertenezcan.
¿Qué envíos puedes automatizar?
Envíos de albaranes
Puedes configurar el envío de correos electrónicos en dos momentos:
Enviar correo electrónico al crear albarán: cuando se crea un nuevo albarán.
Enviar correo electrónico al enviar albarán: cuando se realiza el envío de un albarán.
Ambas opciones permiten introducir destinatarios en los campos A, CC y CCO.
Para conocer todas las opciones de configuración, consulta el artículo Automatizaciones de albaranes.
Envíos de clientes y contactos
Estas automatizaciones permiten gestionar comunicaciones relacionadas con los pedidos realizados por clientes y la asignación de contactos.
Envío de email al realizar pedido en el portal de clientes: configura las direcciones que recibirán el correo en los campos A, CC y CCO. También puedes incluir al usuario asignado.
Enviar correo al usuario al asignar contactos: envía un correo electrónico cuando se asignan contactos a un usuario.
Puedes ampliar la información en Automatizaciones de clientes y Automatizaciones de contactos.
Envíos de facturación
wiwink dispone de varias automatizaciones relacionadas con el envío de facturas:
Enviar factura por correo electrónico automáticamente al crear y emitir: configura el envío automático de la factura al realizar ambas acciones.
Enviar correo electrónico al crear factura: permite configurar un correo cuando se crea una factura.
Enviar correo electrónico al enviar factura: permite configurar un correo cuando se envía una factura.
Enviar automáticamente al cliente las facturas generadas por las distintas formas de pago: automatiza la comunicación de las facturas generadas mediante estas operaciones.
Consulta Automatizaciones de facturación para conocer su configuración detallada.
Envíos de pedidos de compra
Puedes configurar correos electrónicos relacionados con los pedidos de compra:
Enviar correo electrónico al crear pedido de compra.
Enviar correo electrónico al enviar pedido de compra.
Encontrarás más información en Automatizaciones de pedidos de compra.
Envíos de presupuestos
Las automatizaciones de presupuestos permiten configurar comunicaciones tanto para el equipo como para los clientes:
Enviar correo electrónico al usuario asignado al crear presupuesto: informa al usuario responsable cuando se crea un presupuesto.
Envío de presupuesto al cliente: permite configurar destinatarios adicionales en los campos CC y CCO, con la posibilidad de incluir al usuario asignado.
Consulta Automatizaciones de presupuestos para ampliar la información.
Envíos de tareas
Puedes activar avisos por correo electrónico relacionados con las tareas:
Enviar correo al usuario asignado al crear una tarea.
Enviar correo al usuario asignado al vencer una tarea.
Estas automatizaciones permiten mantener informado al usuario responsable sobre la creación y el vencimiento de sus tareas.
Consulta Automatizaciones de tareas.
Envíos de incidencias
Las automatizaciones de incidencias permiten configurar comunicaciones relacionadas con los tickets de soporte:
Enviar correo electrónico al usuario asignado al recibir un nuevo ticket de soporte: informa al usuario responsable de la recepción de un ticket.
Enviar una respuesta automática en la recepción de un nuevo ticket de soporte: configura una respuesta automática cuando se recibe un ticket.
Consulta Automatizaciones de incidencias
Envíos de Marketing Hub
Dentro de las automatizaciones de envíos también encontrarás opciones relacionadas con el email marketing:
Activar respuesta automática: permite seleccionar una plantilla de correo electrónico para utilizar en la respuesta automática.
Enviar email cuando un suscriptor se da de baja de una lista: configura el envío de un correo relacionado con la baja de un suscriptor.
Encontrarás más información en Automatizaciones de email marketing.
¿Cómo activar o desactivar los envíos automáticos?
Para gestionar cualquiera de estas automatizaciones:
Accede a Automatizaciones → Por acciones → Envíos.
Localiza la automatización que quieras configurar.
Activa o desactiva el interruptor situado junto a su nombre.
Si dispone de opciones adicionales, completa los campos correspondientes, como destinatarios o plantillas de correo electrónico.
Pulsa Guardar cuando aparezca esta opción.
También puedes encontrar estas automatizaciones desde la pestaña Por funcionalidad, donde se agrupan según el módulo al que pertenecen.
¿Qué significan los campos A, CC y CCO?
Algunas automatizaciones permiten configurar diferentes tipos de destinatarios:
A: destinatarios principales del correo electrónico.
CC: destinatarios que reciben una copia visible del correo.
CCO: destinatarios que reciben una copia oculta, sin que sus direcciones sean visibles para los demás.
Selecciona cada campo según las personas que deban recibir la comunicación.
No te olvides de…
Revisar los destinatarios: comprueba que las direcciones de correo electrónico sean correctas.
Configurar las plantillas: cuando exista esta opción, selecciona la plantilla adecuada para la comunicación.
Comprobar cuándo se realiza el envío: algunas automatizaciones se ejecutan al crear un documento y otras al enviarlo.
Evitar comunicaciones innecesarias: activa únicamente los envíos que necesites para tu proceso de trabajo.
Guardar la configuración: utiliza el botón Guardar en las automatizaciones que dispongan de él.